ISO தரச் சான்றிதழ்: ஊழியர்களின் ஒத்துழைப்பைப் பெறுவது எப்படி?

ISO நடைமுறை அமலாக்கம்: மாற்றத்தை மாற்றமாக பார்க்காமல் வெற்றியாக மாற்றுவது எப்படி?

ஒரு வணிகத்தில் ISO மேலாண்மை அமைப்பை (ISO Management System) செயல்படுத்துவதன் நோக்கம் மிகவும் எளிமையானது: உங்கள் நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளைச் சீரமைத்தல், செயல்திறனை அதிகரித்தல் மற்றும் தரமான முடிவுகளை வழங்கும் ஒரு தரப்படுத்தப்பட்ட அணுகுமுறையை உருவாக்குதல். ஆனால், நடைமுறையில் "மாற்றம்" என்ற வார்த்தையைக் கேட்டாலே, பல ஊழியர்கள் அதனைத் தங்களுக்குக் கூடுதல் சுமையாகவோ அல்லது அச்சுறுத்தலாகவோ பார்க்கத் தொடங்குகிறார்கள். இந்த எதிர்ப்பானது உங்கள் முன்னேற்றத்திற்குத் தடையாக அமையலாம்.

உண்மையில், ISO வெற்றியின் ரகசியம் அதைச் செயல்படுத்துவதில் மட்டும் இல்லை; அது எவ்வாறு திட்டமிடப்படுகிறது என்பதில்தான் உள்ளது.

திட்டமிடலின் மகத்துவம் (The Magic of Planning)

ஒரு தோட்டத்தை உருவாக்குவதற்கு முன் மண்ணைப் பதப்படுத்துவது எவ்வளவு முக்கியமோ, அதேபோல்தான் ISO அமலாக்கத்திற்கு முன் ஊழியர்களைத் தயார்படுத்துவதும் முக்கியம். சரியான நேரத்தில், சரியான முறையில் மாற்றத்திற்கான விதைகளை விதைத்தால், ஊழியர்களின் எதிர்ப்பைக் குறைத்து, புதிய முறையை அவர்கள் மனமுவந்து ஏற்றுக் கொள்ளும் சூழலை உருவாக்க முடியும்.

பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் செய்யும் தவறு என்னவென்றால், மேலிடத்தில் ஒரு முடிவை எடுத்துவிட்டு, திடீரென அதை ஊழியர்கள் மீது திணிப்பது. இதனால் அவர்கள் அந்நியப்பட்ட உணர்வைப் பெறுகிறார்கள். இதற்குப் பதிலாக, தொடக்கத்திலிருந்தே ஊழியர்களை இந்தச் செயல்பாட்டில் ஈடுபடுத்த வேண்டும்.

ஊழியர்களின் பங்களிப்பு: மாற்றத்தின் இணை படைப்பாளிகள்

ISO திட்டமிடல் என்பது வெறும் நிர்வாகக் குழு (Management Team) அல்லது ஒரு சில பொறுப்பாளர்கள் மட்டுமே சம்பந்தப்பட்டது அல்ல. இதில் நிறுவனத்தின் அனைத்து நிலை ஊழியர்களையும் உள்ளடக்க வேண்டும். ஊழியர்கள் தங்களை ஒரு மாற்றத்தைப் பெற்றுக்கொள்பவர்களாக (Recipients) மட்டும் கருதாமல், அந்த மாற்றத்தை உருவாக்குபவர்களாக (Co-creators) உணரும்போது, அங்கு எதிர்ப்பு மறைந்து ஆதரவு பிறக்கிறது.

ஊழியர்களின் அனுபவமே உங்கள் பலம்

அலுவலகப் பணியாளர்களாக இருந்தாலும் சரி, தொழிற்சாலை தளத்தில் (Shop floor) வேலை செய்பவர்களாக இருந்தாலும் சரி, அன்றாடச் செயல்பாடுகளை மிக நெருக்கமாக அறிந்தது அவர்கள்தான். மேலாளர்களுக்குத் தெரியாத நுணுக்கமான சிக்கல்களும், நடைமுறைத் தடைகளும் அவர்களுக்குத் தெரியும்.

அவர்களின் அனுபவத்தைப் பயன்படுத்திக் கொள்வது இருமடங்கு பலனைத் தரும்:

1. நடைமுறைக்கு ஏற்ற முறை: காகிதத்தில் இருக்கும் திட்டங்களுக்கும், களத்தில் இருக்கும் யதார்த்தத்திற்கும் இடையே உள்ள இடைவெளியைக் குறைக்க ஊழியர்களின் கருத்துக்கள் உதவும்.

2. உரிமை உணர்வு (Sense of Ownership): "என் ஆலோசனையின் பேரில்தான் இந்த மாற்றம் கொண்டுவரப்பட்டது" என்று ஒரு ஊழியர் நினைக்கும் போது, அவர் அந்த முறையைச் சிறப்பாகச் செயல்படுத்த முழு மூச்சாக உழைப்பார்.

செயல்முறை ஆவணமாக்கம் (Process Documentation)

ISO-வில் மிக முக்கியமான பகுதி ஆவணமாக்கம். மேலாளர்கள் கற்பனை செய்யும் முறையை விட, அந்த வேலையைத் தினசரி செய்பவர்கள் (Process Doers) அந்தப் பணியை எவ்வாறு செய்கிறார்கள் என்பதை அவர்களே ஆவணப்படுத்த அனுமதிப்பது சிறந்தது. இது அந்தப் புதிய முறையின் மீது நம்பகத்தன்மையை (Credibility) உருவாக்குகிறது.

எதிர்ப்புகளைத் தகர்க்க 5 பொன்னான விதிகள்

மாற்றத்தை எதிர்க்கும் மனநிலை இயல்பானது. ஆனால், சரியான அணுகுமுறை மூலம் அதைச் சரிசெய்யலாம்:

1. முன்கூட்டியே தொடர்பு கொள்ளுங்கள் (Communicate Early): புதிய முறை அமலுக்கு வரும் வரை காத்திருக்க வேண்டாம். திட்டமிடல் தொடங்கிய முதல் நாளிலிருந்தே ஊழியர்களிடம் வெளிப்படையாகப் பேசுங்கள்.

2. கேட்கும் பழக்கம் (Listen to Your People): ஊழியர்களிடம் கட்டளையிடாமல், அவர்களுடன் உரையாடுங்கள். அவர்களின் கவலைகளுக்குச் செவிசாய்க்கும் போது, அவர்கள் நிறுவனத்தின் மீது அதிக மதிப்பு வைப்பார்கள்.

3. அறிவுச் சுரங்கத்தைப் பயன்படுத்துங்கள்: உங்கள் நிறுவனத்தின் நடைமுறைகளை உங்கள் ஊழியர்களை விட வேறு யாரும் சிறப்பாக அறிந்திருக்க முடியாது. அவர்களின் நுண்ணறிவைப் பயன்படுத்துங்கள்.

4. இணக்கத்தை விட உரிமையை உருவாக்குங்கள்: விதிகளைப் பின்பற்றுவது (Compliance) என்பது வேறு, அந்த முறையைத் தன் சொந்த முறையாகக் கருதிச் செயல்படுவது (Ownership) என்பது வேறு.

5. இது ஒரு மாரத்தான், ஓட்டப்பந்தயம் அல்ல: ISO என்பது ஓரே நாளில் நடக்கும் அதிசயம் அல்ல. இதற்குப் பொறுமை அவசியம். ஊழியர்கள் புதிய முறையைப் பழகிக்கொள்ளவும், அவர்களின் கருத்துக்களை உள்வாங்கிக் கொள்ளவும் போதுமான அவகாசம் கொடுங்கள்.

ISO மேலாண்மை அமைப்பு என்பது வெறும் சான்றிதழுக்காக மட்டுமல்ல, அது உங்கள் நிறுவனத்தின் கலாச்சாரத்தை மேம்படுத்துவதற்கான ஒரு வாய்ப்பு. ஊழியர்களை மதிப்பதன் மூலமும், அவர்களைத் திட்டமிடலில் பங்காளிகளாக்குவதன் மூலமும், நீங்கள் ஒரு சிறந்த வேலைச் சூழலை உருவாக்க முடியும்.